Wat heb je nodig om hybride werken te laten werken in jouw organisatie?
Het klassieke 9-tot-5-model dat veel organisaties nog hanteren, stamt uit de tijd van Henry Ford. In de jaren 1920 introduceerde hij dit werkritme voor fabrieksarbeiders, zodat de productielijnen efficiënt konden blijven draaien. Het was een logische keuze in een tijd waarin fysieke aanwezigheid cruciaal was om de productiviteit te verhogen. Maar inmiddels leven we in een totaal andere wereld.
Tegenwoordig werkt meer dan 80% van de Nederlandse beroepsbevolking in de dienstensector, volgens cijfers van het CBS. Dit betekent dat de meeste mensen kenniswerk verrichten, waarbij creativiteit, probleemoplossend vermogen en intellectuele capaciteiten centraal staan. En, laten we eerlijk zijn: niemand kan acht uur achter elkaar productief zijn in een kennisberoep. Het brein heeft pauzes nodig. Onderzoek toont zelfs aan dat mensen in kenniswerk vaak maar enkele uren per dag op hun piekproductiviteit functioneren. Volgens Kelliher en Anderson (2010) dragen flexibele werktijden bij aan meer autonomie, terwijl rigide werktijden niet passen bij de variërende productiviteitspieken van moderne kenniswerkers. Toch werken veel organisaties nog steeds met een verouderd werkmodel dat niet optimaal aansluit bij de eisen van het nieuwe werken en de werknemers.
Waarom het huidige hybride werken tekortschiet
Veel organisaties bieden hun werknemers tegenwoordig de optie om hybride te werken (bijvoorbeeld door een dag in de week thuis te werken). In theorie zou dit een uitkomst moeten zijn: werknemers krijgen de vrijheid om zowel op kantoor als thuis/remote te werken, wat de balans tussen werk en privé moet verbeteren. Maar in de praktijk komt het er vaak op neer dat het oude 9-tot-5-model simpelweg verplaatst is naar een thuisomgeving.
Werknemers zijn nog steeds gebonden aan vaste werktijden, worden voortdurend gestoord door meetings, en moeten vaak op meerdere manieren aantonen dat ze beschikbaar zijn (denk aan Teams, Slack of e-mails). Dit leidt tot frustraties en zorgt ervoor dat de beloofde voordelen van hybride werken, zoals verhoogde productiviteit, betere werk-privébalans en meer autonomie, nauwelijks worden gerealiseerd.
Het resultaat? We creëren onbedoeld wrijving. Aan de ene kant krijgen werknemers de vrijheid om flexibel te werken, maar tegelijkertijd wordt die vrijheid ingeperkt door rigide schema's en constante controle. Dit is niet het flexibele en toekomstgerichte werken dat veel organisaties voor ogen hebben, maar eigenlijk gewoon een online versie van het oude, traditionele werkmodel.
Synchroon vs. asynchroon werken
Om hybride werken optimaal te laten werken, is het belangrijk om te begrijpen wanneer synchroon werken nuttig is en wanneer asynchroon werken de voorkeur verdient.
- Synchroon werken betekent dat medewerkers op hetzelfde moment beschikbaar zijn en direct kunnen communiceren. Dit is vooral nuttig voor vergaderingen of wanneer snelle besluitvorming nodig is.
- Asynchroon werken houdt in dat werknemers hun werk kunnen doen op verschillende momenten, zonder dat directe communicatie noodzakelijk is. Dit is ideaal voor taken die concentratie vereisen, zoals schrijven, analyseren of strategisch werk. Medewerkers kunnen zich richten op hun taken zonder de constante afleiding van meldingen en ad-hoc calls.
Helaas zijn veel hybride werkmodellen nog te zwaar leunend op synchroon werken. Teams moeten altijd direct beschikbaar zijn voor overleg, wat de flexibiliteit die het nieuwe werken zou moeten bieden, beperkt. Volgens Bailey en Konstan (2006) tonen onderzoeken aan dat voortdurende onderbrekingen, zoals die in synchrone werkmodellen, schadelijk zijn voor de kwaliteit van het werk. Het is juist de mix van synchroon en asynchroon werken die hybride werken echt succesvol kan maken.
De voordelen van asynchroon werken in de praktijk
Asynchroon werken biedt duidelijke voordelen, vooral voor kenniswerkers die zich moeten kunnen focussen om waarde te leveren. Denk aan het kunnen werken wanneer je op je best bent – of dat nu om 7 uur ’s ochtends is of 10 uur ’s avonds. De flexibiliteit om je dag in te delen naar jouw persoonlijke productiviteitsritme verhoogt de efficiëntie en voorkomt uitputting.
Daarnaast vermindert asynchroon werken de druk van voortdurende aanwezigheid. Medewerkers hoeven niet constant paraat te staan in vergaderingen of chatkanalen, waardoor ze in rust kunnen werken aan diepgaande taken. Dit levert niet alleen meer rust op, maar ook betere resultaten. Minder vergaderingen betekent ook minder “Zoom-moeheid” en de mogelijkheid om taken af te ronden zonder afleidingen. En laten we eerlijk zijn, iedereen kent wel de frustratie van onnodige meetings waar “dit ook gewoon een e-mail had kunnen zijn”.
Vier tips om een toekomstgerichte hybride organisatie te worden
Als HR-manager, CEO, founder of leidinggevende van een dienstverlenende organisatie is het tijd om te kijken naar hoe je écht kunt profiteren van hybride werken. Hier zijn vier praktische tips om je organisatie klaar te maken voor de toekomst van werk:
- Maak duidelijke afspraken over asynchroon werken Niet alles hoeft real-time besproken te worden. Zorg dat er heldere afspraken zijn over welke taken asynchroon kunnen worden uitgevoerd. Gebruik projectmanagementtools en duidelijke deadlines, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt, zonder de noodzaak om continu bereikbaar te zijn.
- Beperk synchrone vergaderingen en stel ze op vaste tijden in Niet elke vergadering hoeft face-to-face of zelfs virtueel plaats te vinden. Overweeg om vaste ‘synchrone momenten’ in te stellen, bijvoorbeeld een wekelijkse teammeeting, en geef je team de ruimte om daarbuiten hun tijd zelfstandig in te delen. Minder meetings betekent meer focus.
- Implementeer technologie die flexibel en asynchroon werken ondersteunt Maak gebruik van tools die het nieuwe werken faciliteren, zoals Slack, ClickUp, Notion, Asana of Microsoft Teams, maar zorg dat deze niet leiden tot continu afleiding. Creëer een cultuur waarin het oké is om niet meteen te reageren op berichten, zodat werknemers in hun eigen ritme kunnen werken.
- Bevorder een cultuur van vertrouwen en resultaatgerichtheid Het nieuwe werken draait om vertrouwen in je medewerkers. Focus niet op de uren die iemand werkt, maar op de resultaten die worden geboekt. Geef medewerkers de autonomie om hun eigen werkdag in te delen, en vermijd micromanagement. Dit zal niet alleen de productiviteit verhogen, maar ook het werkgeluk van je medewerkers vergroten.
Een toekomstgericht werkmodel
Hybride werken biedt enorme kansen voor de toekomst van werk, maar alleen als we ons losmaken van het verouderde 9-tot-5-model. Door flexibel en asynchroon werken te omarmen, kunnen organisaties het nieuwe werken laten slagen. Dit betekent meer autonomie voor werknemers, een betere balans tussen werk en privé, en uiteindelijk een hogere productiviteit en tevredenheid binnen je team. Volgens Boksem, Meijman en Lorist (2005) is het idee van een volledige 8-urige werkdag zonder pauzes inefficiënt, wat kan leiden tot fouten en verminderde prestaties.
Als HR-manager, CEO of leidinggevende is dit hét moment om de stap naar toekomstgericht werken te maken. Zorg dat je organisatie klaar is voor een werkmodel dat niet alleen voldoet aan de eisen van vandaag, maar ook van morgen. Want uiteindelijk draait het om vertrouwen, flexibiliteit en resultaatgerichtheid – en dát is de echte kracht van hybride werken.
Take-away
Hybride werken biedt grote kansen voor de toekomst van werk, maar om echt succesvol te zijn, moeten organisaties afstappen van het traditionele 9-tot-5-model. Door de balans tussen synchroon en asynchroon werken te vinden, geef je medewerkers de vrijheid om hun werk optimaal in te delen en hun productiviteit te maximaliseren. Flexibiliteit, vertrouwen en resultaatgerichtheid vormen de basis voor een gezonde, moderne werkcultuur. Onderzoek van econoom Nick Bloom toont aan dat hybride werken, mits goed geïmplementeerd, wereldwijd de productiviteit kan verhogen en zorgt voor een betere werk-privé balans. Hoewel zijn bevindingen gebaseerd zijn op internationaal onderzoek ("Does Working from Home Work? Evidence from a Chinese Experiment", 2015), worden deze trends ook bevestigd door gegevens van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) over de Nederlandse dienstensector.
Wil je meer leren over hoe jouw organisatie hybride werken écht succesvol kan maken? Neem contact met ons op voor advies of een vrijblijvend gesprek over het toekomstgericht inrichten van jouw werkprocessen en cultuur. Samen zorgen we ervoor dat jouw team productiever, tevredener en flexibeler kan werken – nu en in de toekomst.
